Pracovní skupina

Pracovní skupina je jedna ze základních technik zapojení veřejnosti, která se využívá v mnoha podobách a kombinacích. Jedná se o skupinu 5 až 15 osob, které se opakovaně setkávají nad řešením daného projektu, tématu nebo záměru. Nejdůležitějším prvkem pro fungování a výstupy pracovní skupiny je její složení, které by mělo být reprezentativní, respektive by mělo odpovídat jednotlivým zájmovým skupinám, kterých se projednávané téma týká.

Popis

Pracovní skupina je složena z omezeného počtu účastníků a obvykle funguje jako poradní orgán rozhodovatele. Pracovní skupina je složena zejména ze zástupců veřejnosti, nevládních organizací, spolků, podnikatelů a dalších zainteresovaných skupin. Dobré složení pracovní skupiny a zajištění organizačního servisu pro její účastníky je klíčové pro efektivní fungování této metody. Pokud je pracovní skupina součástí nějakého širšího procesu zapojování veřejnosti, musí být sestavována v úvodních fázích procesu. Pracovní skupina se schází opakovaně až do vyřešení daného problému.

K fungování pracovní skupiny je třeba jasně definovat cíle a očekávané výsledky její činnosti. Je dobré předem stanovit kompetence a povinnosti členů pracovní skupiny, včetně postupu nakládání s výsledky její práce. Pracovní skupina musí mít dobré technické zázemí, zejména klíčová je role tajemníka pracovní skupiny. Ten se stará o sezvání setkání, zápisy, jejich zveřejňování, ale i dodržování termínů. Ideální je, když má tajemník tuto činnost jako součást své pracovní náplně, případně je za to honorován. Není však vyloučeno, aby tuto funkci dobrovolně zajišťoval někdo z jejích členů.

Pracovní skupina musí mít svůj formální nebo neformální jednací řád. Bez pravidel a definování výstupů se jednání snadno stanou neefektivními. K jednání pracovní skupiny je proto dobré přizvat facilitátora, nebo se této role musí ujmout někdo z členů pracovní skupiny. Je třeba nastavit nejen pravidla jednání pracovních skupiny, ale způsoby komunikace v čase mezi jednotlivými setkáními.

Činnost pracovní skupiny může být jak časově omezená, tak dlouhodobá. Maximální prodleva během dlouhodobé činnosti pracovní skupiny by neměla být delší než dva měsíce. Doporučená délka setkání pracovní skupiny je 1,5 hodiny.
Jednání pracovní skupiny by měla být neveřejná, protože cílem není široká diskuze. Naopak složení pracovní skupiny, podklady a výstupy z jednání, by měly být veřejné.

Pracovní skupina může zajistit otevřenější výměnu myšlenek. Je to užitečná metoda i pro projednávání komplexních technických témat a umožňuje hlubší rozbor otázek. Může být jednoduše zaměřena na specifickou cílovou skupinu. Pracovní skupina je způsobem zapojení názorů veřejnosti, často odborné veřejnosti, do spolurozhodování o daném tématu. 

Popis cílů metody

Cílem pracovní skupiny může být průběžné připomínkování dokumentu, provádění analýz problému (například metodou SWOT), nacházení možných alternativ řešení problémů a doporučení realizace nápravných opatření. V neposlední řadě může být cílem pracovní skupiny zajištění kontroly vypořádávání připomínek veřejnosti.

Cílová skupina

Pracovní skupina by měla být sestavena ze zástupců všech zainteresovaných skupin v problematice, které se bude věnovat. Pokud se jedná o sporné téma, je třeba zajistit účast všech sporných stran. Ne vždy je možné ovlivnit a odhadnout charakteristiku přizvaných účastníků, ale je dobré, když je pracovní skupina sestavena z lidí sdělných a schopných naslouchat druhým. Velké osobnosti či nekonstruktivní účastníci mohou úsilí celé skupiny paralyzovat.

Pro problematiku měst a obcí nejčastěji sestavujeme pracovní skupiny, které mají zástupce úřadu obce, zastupitelstva, místních spolků, neziskových organizací a podnikatelské sféry. Při sestavování pracovní skupiny je třeba postupovat obezřetně a případně na jejím prvním setkání nechat samotnými členy pracovní skupiny potvrdit její dostatečnou reprezentativnost.

Pracovní skupina může pracovat i jako zcela otevřená. To znamená, že se jí může účastnit kdokoliv se zájmem o dané téma. Pak pracovní skupina ztrácí odbornost i reprezentativnost a je třeba následně s jejími výstupy takto i pracovat. Zároveň si musíme být vědomi toho, že nikde se na úrovni pracovní skupiny nepodaří zajistit 100% reprezentativnost názorů.

Kroky

1. Definování cílů a očekávaných výstupů pracovní skupiny
2. Oslovení vhodných kandidátů do pracovní skupiny
3. Nastavení pravidel a komunikace pracovní skupiny
4. Pozvání na jednání pracovní skupiny minimálně 10 dní dopředu, případně určení dlouhodobého harmonogramu činnosti
5. Během prvního setkání ověření reprezentativnosti pracovní skupiny
6. Pravidelné zveřejňování zápisů a výstupů z pracovní skupiny
7. Po ukončení činnosti, případně po roce působení, provést shrnutí výstupů a nakládání s nimi

Zdroje

• Přiměřený prostor pro setkávání pracovní skupiny
• Práce tajemníka pracovní skupiny
• Tisk podkladů pro jednání pracovní skupiny
• Drobné občerstvení (voda, káva, čaj, sušenky)
• Případně externí facilitátor

Rozšiřující tipy

• Sestavení pracovní skupiny může proběhnout například na úvodním veřejném projednání ke konkrétní problematice.
• Členům pracovní skupiny je dobré po jednání nabídnout čas a prostor na neformální setkání a diskuzi.
• Pokud se jedná o dlouhodobě fungující pracovní skupinu, je dobré pro ni zorganizovat seznámení se s problematikou přímo v terénu. Pokud je to vhodné a možné, tak i inspirativní studijní cestu po příkladech dobré praxe.

Příklady, zkušenosti, literatura apod.

Pracovní skupiny jsou velmi častou formou zapojení odborné veřejnosti při řešení problémů, tvorbě koncepcí a politik na všech úrovních veřejné správy (ministerstva, kraje, obce).

Export do PDF